Orchestrare un evento significa gestire simultaneamente decine di professionisti che devono lavorare in sincronia perfetta La complessità aumenta esponenzialmente con il numero di fornitori coinvolti: catering, audio-video, allestimenti, fotografi, fioristi, trasporti e security rappresentano solo alcune delle categorie che devono integrarsi senza intoppi. La mancanza di un sistema di coordinamento efficace trasforma la giornata in un caos operativo dove ogni fornitore lavora per conto proprio, ignorando tempistiche e necessità altrui. Un event designer professionale sa che il successo dipende dalla capacità di sincronizzare questi elementi attraverso processi strutturati e comunicazione continua. La differenza tra un evento fluido e uno caratterizzato da ritardi, sovrapposizioni e conflitti logistici risiede nella qualità della gestione fornitori applicata nelle settimane precedenti e durante l'esecuzione.
Mappatura iniziale dei fornitori necessari
Prima di coordinare qualsiasi fornitore serve identificare precisamente chi serve e per quali funzioni. La mappatura completa prevede:
· Fornitori primari: location, catering, intrattenimento (imprescindibili per qualsiasi evento)
· Fornitori tecnici: audio, luci, video, connettività internet
· Fornitori estetici: allestimenti, fiori, decorazioni, scenografie
· Fornitori logistici: trasporti, parcheggiatori, security, pulizie
· Fornitori di contenuto: fotografi, videografi, live streaming
Confrontando eventi corporate con celebrazioni private emergono priorità diverse. Un convegno aziendale richiede tecnologia impeccabile e servizi di traduzione simultanea, mentre un matrimonio privilegia estetica e personalizzazione emotiva. Un festival necessita gestione flussi, bagni chimici e presidi sanitari che sarebbero superflui per una cena di gala. La lista va costruita sulle specificità dell'evento, evitando template generici che includono figure inutili o omettono competenze essenziali.
La selezione dei fornitori dovrebbe basarsi su criteri oggettivi: referenze verificabili, portfolio di lavori precedenti, assicurazioni professionali attive, capacità finanziaria per gestire anticipi. Un fornitore economico ma inaffidabile costa molto più di uno professionale dal prezzo corretto, considerando il rischio operativo e reputazionale che comporta.
Creazione del database centralizzato
Gestire informazioni sparse tra email, messaggi e appunti cartacei garantisce il disastro. Serve un sistema unico dove registrare tutti i dati rilevanti:
· Contatti completi: referente principale, backup, numeri emergenza
· Dettagli contrattuali: importi, scadenze pagamenti, penali cancellazione
· Specifiche tecniche: necessità elettriche, dimensioni attrezzature, orari montaggio
· Documenti: contratti firmati, assicurazioni, certificazioni obbligatorie
Le opzioni tecnologiche spaziano dai fogli di calcolo condivisi alle piattaforme specializzate di event management. Google Sheets o Excel funzionano per eventi piccoli con 5-10 fornitori, offrendo flessibilità totale nella struttura dati. Software dedicati come Monday, Asana o soluzioni specifiche per eventi forniscono automazioni utili ma richiedono investimento temporale per la configurazione iniziale.
Personalmente preferisco un approccio ibrido: foglio di calcolo per il database statico (anagrafica fornitori, dati contrattuali) e applicazione di project management per le attività dinamiche (task, scadenze, comunicazioni). Questa combinazione offre semplicità per consultazioni rapide e potenza per gestione workflow complessi.
Definizione delle tempistiche e delle interdipendenze
Ogni fornitore ha bisogno di accedere alla location in momenti specifici e il suo lavoro spesso dipende dal completamento di attività precedenti. La timeline operativa deve identificare:
· Slot di allestimento: chi entra quando e per quanto tempo
· Propedeuticità: cosa deve essere completato prima di iniziare altro
· Momenti critici: prove audio durante soundcheck, test luci, verifica temperatura cibi
· Smontaggio: sequenza di dismissione per evitare danneggiamenti
Un esempio concreto: per un evento serale con cena e spettacolo, gli allestitori entrano per primi (mattina presto) per posizionare palco e strutture. Seguono elettricisti che cablano impianti, poi tecnici luci e audio per montaggio attrezzature. I fioristi intervengono quando tavoli e sedie sono posizionati. Il catering completa l'allestimento tavoli nel tardo pomeriggio. Questa sequenza rigida non può essere invertita senza creare conflitti.
Confrontando approcci rigidi con metodologie agili si nota che eventi complessi beneficiano di buffer temporali tra una fase e l'altra. Prevedere 30 minuti di margine tra montaggio palco e inizio prove audio previene ritardi a cascata. L'approccio agile funziona meglio per eventi dinamici dove cambiano continuamente parametri, mentre la pianificazione rigida si adatta a celebrazioni standardizzate con format consolidato.
Comunicazione pre-evento efficace
La chiarezza comunicativa elimina la maggior parte dei problemi prima che si manifestino. Il coordinamento richiede:
· Briefing completo: documento unico con tutte le informazioni operative
· Call preparatoria: riunione con tutti i fornitori principali 10-15 giorni prima
· Confirmation reminder: verifica finale 48 ore prima dell'evento
· Numeri emergenza: reperibilità diretta del coordinatore durante l'evento
Il briefing scritto deve includere planimetria location con indicazione accessi carico-scarico, orari tassativi di ingresso, limitazioni strutturali (ascensori, porte strette, divieti acustici), dress code personale fornitori e procedure sicurezza. Questo documento va inviato via email con richiesta di conferma lettura, creando tracciabilità.
La call preparatoria risulta cruciale per eventi con budget superiore a 20.000 euro o con oltre 8 fornitori coinvolti. Durante questa riunione ogni fornitore presenta il proprio piano operativo e gli altri possono evidenziare conflitti potenziali. Per esempio, il fonico potrebbe scoprire che la band porta amplificatori propri invece di usare l'impianto previsto, richiedendo modifica dello schema elettrico.
Strumenti di coordinamento durante l'evento
Il giorno dell'evento la comunicazione deve essere istantanea. Gli strumenti pratici includono:
· Radio ricetrasmittenti: per team grandi, garantiscono comunicazione immediata
· Gruppo WhatsApp dedicato: solo fornitori chiave, messaggi operativi senza convenevoli
· Runsheet condiviso: timeline minuto per minuto accessibile a tutti
· Segnalazioni visive: codici colore o cartelli per indicare stati avanzamento
Le radio professionali superano i telefoni quando il team supera 5 persone, permettendo broadcast istantaneo e mani libere durante operazioni. Costano circa 30-50 euro al giorno per noleggio ma eliminano ritardi comunicativi fatali. I gruppi WhatsApp funzionano bene per conferme rapide ma diventano caotici con troppe persone: limitarli a coordinator, capo sala, responsabile tecnico e catering manager.
Il runsheet (scaletta operativa) rappresenta la bibbia dell'evento. Formato tabellare con colonne: orario, attività, responsabile, location specifica, note tecniche. Va stampato e distribuito a tutti i fornitori principali, oltre che condiviso digitalmente per consultazioni rapide. Include anche timing backup per scenari alternativi (pioggia, ritardi, problemi tecnici).
Gestione dei conflitti e problem solving
Nonostante pianificazione meticolosa, emergono sempre imprevisti. La capacità di gestire conflitti tra fornitori determina il successo:
· Mediazione immediata: intervenire appena si manifesta disaccordo operativo
· Soluzioni pragmatiche: privilegiare funzionalità rispetto a preferenze estetiche
· Catena di comando: stabilire chi decide in caso di stallo
· Piano B attivabile: alternative pronte per problemi prevedibili
Un conflitto tipico coinvolge fiorista e catering: le composizioni floreali occupano spazio che il catering considera necessario per presentazione piatti. La soluzione richiede compromesso immediato, magari spostando alcuni elementi floreali su tavoli laterali. Senza una figura decisionale chiara, le due parti continuerebbero a discutere mentre l'evento è già iniziato.
Confrontando stile di gestione autoritario con quello collaborativo si nota che il primo risolve rapidamente ma può deteriorare rapporti professionali, mentre il secondo mantiene clima positivo ma rallenta decisioni urgenti. La strategia ottimale prevede leadership situazionale: collaborazione in fase preparatoria, decisionalità rapida durante l'esecuzione quando il tempo è critico.
Pagamenti e gestione amministrativa
L'aspetto economico influenza comportamento e affidabilità fornitori. La gestione pagamenti richiede:
· Acconto iniziale: 30-50% alla firma contratto per bloccare data
· Saldo intermedio: eventuale rata prima dell'evento per fornitori costosi
· Saldo finale: entro 7-30 giorni post-evento previo rilascio liberatorie
· Documentazione fiscale: conservare fatture e ricevute per rendicontazioni
Trattenere completamente il saldo fino a dopo l'evento offre leva negoziale ma può creare diffidenza con fornitori professionali. Molti preferiscono anticipare 80% prima dell'evento e trattenere 20% come garanzia prestazione. Questo equilibrio riconosce che il fornitore ha sostenuto costi (materiali, personale) e merita compenso, mantenendo margine per gestire eventuali inadempienze.
La metodologia contrattuale anglosassone prevede milestone payments legati a deliverable specifici, mentre l'approccio mediterraneo preferisce acconti forfettari e saldo finale. Il primo sistema incentiva qualità controllabile, il secondo semplifica burocrazia ma riduce controllo. Per eventi complessi oltre 50.000 euro conviene adottare logica milestone con pagamenti graduali condizionati a verifiche qualità progressive.
Post-evento: valutazione e feedback
Il coordinamento non termina quando gli ospiti lasciano la location. La fase conclusiva include:
· Debriefing con fornitori: raccogliere osservazioni su criticità emerse
· Valutazione performance: scoring oggettivo su puntualità, qualità, professionalità
· Database aggiornato: annotare note per collaborazioni future
· Testimonianze: richiedere recensioni ai fornitori più performanti
Il feedback strutturato crea memoria organizzativa preziosa. Un fornitore valutato positivamente va ricontattato prioritariamente per eventi successivi, costruendo relazioni consolidate che semplificano coordinamento futuro. Chi ha deluso va escluso dal database, evitando di ripetere errori.
Alcune piattaforme permettono review reciproche: anche i fornitori valutano il committente su chiarezza brief, puntualità pagamenti, ragionevolezza richieste. Questo sistema incentiva professionalità bilaterale e aiuta fornitori a evitare clienti problematici.
Bibliografia
· Goldblatt Joe, Special Events: Creating and Sustaining a New World for Celebration
· Silvers Julia Rutherford, Professional Event Coordination
· Allen Johnny, Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events
FAQ
Quanti fornitori servono mediamente per un evento?
Un evento medio di 100 persone richiede 6-12 fornitori principali: location, catering, audio-luci, fotografia, allestimenti, intrattenimento, più eventuali trasporti e servizi accessori. Eventi complessi possono coinvolgere 20-30 figure professionali diverse.
Come comportarsi se un fornitore cancella all'ultimo momento?
Attivare immediatamente la rete professionale per trovare sostituto, consultare database di backup mantenuto durante pianificazione, contattare associazioni di categoria per segnalazioni urgenti. Sempre inserire clausole penali nei contratti per recuperare danni da cancellazioni ingiustificate.
Meglio coordinare personalmente o delegare a un wedding planner?
Per eventi sotto 50 ospiti e budget limitato la gestione diretta è fattibile con buona organizzazione. Oltre questa soglia o per eventi complessi, un coordinatore professionale giustifica il costo (10-15% budget totale) eliminando stress e garantendo esecuzione professionale.